会則 個人情報取扱いマニュアル 個人情報の開示・訂正等の申請書
会員名簿管理規程
追手門学院大学校友会会則
（1975年4月1日制定）
第1章 名称及び所在
第1条 本会は、追手門学院大学校友会と称する。ただし、将軍山会と呼ぶことができる。
第2条 本会は、事務所を追手門学院大学内に置く。
第2章 組織及び目的
第3条 本会は、追手門学院大学及び大学院出身者とその関係者（教職員）をもって組織する。
第4条 本会は、会員相互の親睦を厚くし、母校との関係を密にし、母校の発展に寄与することを目的とする。
第3章 会員
第5条 本会の会員を分けて、特別会員と正会員とする。
1．特別会員は、現在及び旧教職員
2．正会員は、卒業者
第6条 正会員は、所定の終身会費を納入しなければならない。
第7条 本会会員は、移転・転勤その他身分上に異動を生じた時及び会員の死亡を知った時は、速やかに本会に通知しなければならない。
第4章 役員及び役員会
第8条 本会に次の役員を置く。
1．会長
2．副会長 若干名
3．常任理事会議長
4．常任理事 若干名
5．理事 若干名
6．評議員 若干名
7．監事 若干名
第9条 役員の選出及び任務は次の通りとする。
1．会長は理事会で選出され、会を代表する。
2．副会長は、会長が理事中により委嘱し、会長を補佐し会長が事故あるときはその代理をする。
3．常任理事会議長は、常任理事中により互選し、常任理事会・理事会を統轄し、その決定事項を発動し本会の会務一切に責任を持つ。
4．常任理事は、理事中より互選し理事会の決定事項を執行し、また本会の事務を分担処理する。
5．理事は、評議員中より互選し、本会の会務を決定する。
6．評議員は、正会員中各卒業年度・各学部より所定の選挙方法によって若干名を選出し会務の協議に当たる。
7．監事は、正会員中より理事会が選出し、本会会計の監査を行う。
第10条 役員の任期は4年とし、再任を防げない。
第11条 役員会は必要に応じ次の通りこれを開き、本会の要務を協議する。
1．常任理事会
2．理事会
3．評議員会
4．合同役員会
5．委員会
第12条 本会は、必要に応じ名誉会長・顧問又は相談役を理事会の推薦により置くことができる。
第13条 本会は、理事会の承認を得て支部を設けることができる。
第5章 事業
第14条 本会は、第4条の目的を達成するために次の事業を行う。
1．総会は、本会の理事会が必要と認めたときに開くことができる。
2．会報を発行して会員に頒つ。
3．その他本会発展のための事業
第6章 会計
第15条 本会の会計年度は、4月1日より始まり3月末日に終る。
第16条 本会の収支決算は、翌会計年度の4月末までに会計監査を行い、理事会の承認を得て会員に報告する。
第17条 本会の資産は会長が管理する。
第18条 本会の維持隆盛を目的とする会員及び有志の金品寄付はこれを受理する。
第7章 事務局
第19条 本会の任務を遂行するために事務局を置く。
1．事務局長は、理事会の承認を得て、会長が委嘱する。
2．事務局に、職員を置くことができる。
3．職員は、有給とすることができる。
第8章 附則
第20条 本会に次の帳簿を備える。
1．会員名簿
2．会計簿
3．終身会費徴収原簿
4．備品原簿
5．文書綴
6．その他必要な帳簿
第21条 本会評議員選出の方法及び細則は別に定める。
第22条 本会は、必要に応じて地域に支部を置くことができる。支部の設置については第13条による。
第23条 中途退学者も希望により会員の推薦を得て、正会員になることができる。
第24条 この会則は必要が生じたとき、理事会出席者の3分の2以上の承認を得て改正変更できる。
第25条 この改正会則は平成12年4月1日より発効する。
個人情報取扱いマニュアル （2011年７月17日制定）
第一条（目的）
当該マニュアルは追手門学院大学校友会（以下、大学校友会）において住所変更等の個人情報の取扱いにおいて適切な対応をするために定めるものとする。
第二条（開示等請求）
追手門学院大学卒業生（以下、大学卒業生）は大学校友会に対して様式０１により申し出をすることにより、申出者個人の個人情報を開示・訂正・利用停止・消去等（以下、開示等）を個人情報保護法に基づき適切に処理しなければならない。
第三条（通知）
大学校友会は大学卒業生より第二条に定める申出があった場合は２０日以内に開示等の完了通知（それぞれ様式０２~０５）を発行しなければならない。
第四条（身元確認）
大学校友会は第二条の開示等請求があった場合は自動車運転免許証等の写真入り身分証明書の添付を義務付けることができる。
第五条（第三者からの開示等請求）
大学校友会の保有する個人情報は申請者と同名義以外のものは開示をしないものとする。ただし、刑事訴訟法等法令で定める場合、大学卒業生の死亡、同窓会を開催する目的などで大学校友会による一定の審査をへたのちに開示等をする場合がある。この場合は第六条にかかわらず、初回より実費を請求することができる。
第六条（手数料）
大学校友会は当該申出者からの開示等請求に対して処理する場合は１人あたり1年間に３回に限り、手数料を請求しないものとする。３回を超える場合は1回に付き千円を請求することができる。
第七条（文書保管期限）
大学卒業生から請求された申請書及び大学校友会から発行した文書の控えを処理終了日から７年間保管するものとする。
以上
追手門学院大学校友会が保有する個人情報の開示・訂正等の申請書について
大学校友会が保有する個人情報は、大学の卒業生からの請求等があった場合は必要な手続きを経て開示等をいたします。
下記、各種請求書でご請求ください。校友会に請求書が到達後、すみやかに、ご通知を申し上げます。また、大学校友会が保有する個人情報の訂正等（変更・追加・削除）・利用停止・消去等の請求は下記、各種書類にご記入の上ご請求ください。
記
個人情報取扱変更等申請書 （様式０１）
個人情報の開示請求に関するご通知 （様式０２）
個人情報の訂正請求に関するご通知 （様式０３）
個人情報の利用停止・復帰に関するご通知（様式０４）
個人情報の消去に関するご通知 （様式０５）
資料借用書 （様式０6）
以上
会員名簿管理規程
第１条【総則】
１、本規則は、追手門学院大学校友会（以下「本会」と称する）会則第20条第1号に定める本会が管理する名簿（以下「名簿」と称する）に関して定める。
２、名簿は、本会会員（以下「会員」と称する）共有の財産であり、崇高な精神のもとに信義かつ誠実に、これを取り扱うものとする。
３、校友会事務局は、本会会長 （以下「会長」と称する）の命を受け、会員情報の収集・管理・提供を行う。
第２条【名簿の種類】
１、名簿とは、会員の個人情報を記載したものをいう。
２､ 名簿には、原簿と公開名簿を有する。
３､ 原簿とは、本会が会員の状況把握のために必要とする情報をすべてデジタルデーターで管理したものである。
４､公開名簿とは、平成17年4月より、「個人情報の保護に関する法律」が全面施行される以前に編集販売したものである。
第３条【原簿】
１、原簿には、次の項目を記載する。
(1)氏名（変更後の氏名を含む）
(2)住所（郵便番号）および電話番号
(3)卒業年度
(4)卒業学部 学科 ゼミ クラブ名
(5)勤務先および電話番号
(6)その他理事会が必要と認めた事項
２、原簿は、会長が管理する。
３、校友会事務局は、第１項の記載項目が遺漏なく原簿に記載されるように努めなければならない。
４、原簿の記載事項の変更は、校友会事務局が速やかに行わなければならない。
(1)校友会事務局は、情報修正の連絡を受けたときは、修正申立人の氏名等を確認し、真否を確認の上修正を行わなければならない。
(2)会員の死亡に伴う情報の修正は、身内親族への問い合わせ等特に慎重に行わなければならない。校友会事務局は、会員の死亡を確認した場合、その旨を補記する。
(3)校友会事務局は、会員の所在を確認できない場合、その旨を補記する。
５、会長及び校友会事務局は、１年に１回原簿の管理状況を確認しなければならない。
６、校友会事務局は、原簿作成過程で収集したいかなる情報も第三者に提供してはならない。
７、原簿の管理に関する費用は、下記のものとし、本会より支出する。
(1)調査・連絡のための費用
(2)管理用機材（コンピューター）に関する費用
(3)記録媒体の費用
(4)上記にかかわる外注を含めた一切の経費
８、情報の非公開を希望する会員は、校友会事務局に文書で告知することにより、第１項の項目の一部または全部を会長の承認を得て公開時に非公開とすることができる。
第４条【名簿の利用】
１、名簿の作成および貸与は、同窓会の開催など目的が明確な場合に限り、会員からの所定の書面による請求に基づき総務委員長にて精査し、会長が承認する。
２、名簿の作成に関する費用は、請求者である会員が負担するものとし、その額は理事会において決定する。
(1)編集および作成に関する費用
(2)通信費等
３、名簿は利用目的の終了後、速やかに当該名簿を本会に返却しなければならない。
第５条【制限】
１､ 会員は、名簿の利用時に得た情報を、利用目的以外の第三者に漏洩してはならない。
２、会員は、名簿の利用時に得た情報を、本会の目的に反する用途に使用してはならない。
３、会員は、名簿の利用時に得た情報を一切複製してはならない。
４、会員が、本条に違反した場合は、本会は会員のプライバシーの保護のため、法的手段をもって対処する。
５、会員が、本条に違反し、第三者に損害が生じた場合でも、本会はその責めを負わない。
第６条【会員の情報提供】
会員は、原簿記載事項に変更が生じた場合、速やかに校友会事務局に通知しなければならない。
第７条【著作権】
名簿等に関する著作権は、本会に帰属する。
第８条【その他】
本規程の改廃は、理事会において決定する。
附 則
１、本規則は、平成23年12月10日理事会にて承認された。
２、本規則は、平成23年12月10日から施行する。
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